Nómina vs factura

Nómina vs Factura: Claves para Entender la Diferencia y su Impacto Fiscal

Tiempo de lectura: 12 minutos

Contenido

• Introducción: ¿Por qué es importante conocer la diferencia?
• Definiciones fundamentales: Nómina y factura en detalle
• Diferencias clave entre nómina y factura
• Implicaciones fiscales y legales
• ¿Cuándo usar cada documento?
• Casos prácticos: Situaciones reales explicadas
• Errores comunes y cómo evitarlos
• El futuro digital de estos documentos
• Preguntas frecuentes
• Tu estrategia financiera optimizada

Introducción: ¿Por qué es importante conocer la diferencia?

¿Alguna vez te has preguntado si deberías estar cobrando por nómina o emitiendo facturas? No estás solo en esta duda. La confusión entre estos dos documentos puede tener serias consecuencias para tu situación fiscal y laboral.

La realidad es que operar con el documento incorrecto no es solo una cuestión administrativa—puede significar miles de euros en sanciones fiscales, problemas con Seguridad Social o incluso reclamaciones legales. Entender la diferencia va más allá de terminología; se trata de proteger tu negocio o carrera profesional.

Como me comentaba Javier Méndez, asesor fiscal con más de 20 años de experiencia: «El 40% de las inspecciones de trabajo que atiendo comienzan por una incorrecta clasificación entre relación laboral y mercantil. La gente subestima esta distinción hasta que llega el primer requerimiento.»

Vamos a analizar en profundidad qué documento debes utilizar según tu situación, cómo afecta a tus obligaciones fiscales, y las consecuencias prácticas de cada elección.

Definiciones fundamentales: Nómina y factura en detalle

¿Qué es exactamente una nómina?

La nómina es el documento que refleja la retribución que recibe un trabajador por cuenta ajena en el marco de una relación laboral. Es, en esencia, el comprobante del pago de salario que una empresa realiza a sus empleados, regulado por el Estatuto de los Trabajadores y el convenio colectivo aplicable.

Este documento contiene información detallada sobre:

• Salario base del trabajador
• Complementos salariales (antigüedad, nocturnidad, etc.)
• Retenciones de IRPF
• Cotizaciones a la Seguridad Social (tanto la parte del trabajador como la empresarial)
• Pagas extras prorrateadas (si aplica)
• Deducciones por bajas u otras incidencias

La nómina implica una relación de dependencia donde existe subordinación jerárquica, horario establecido, y medios proporcionados por la empresa. El empleado está integrado en la estructura organizativa de la empresa.

¿Qué caracteriza a una factura?

Una factura es un documento mercantil que refleja la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto con la obligación de pago. Es el instrumento que utilizan los profesionales independientes, autónomos y empresas para documentar sus operaciones comerciales.

Los elementos esenciales de una factura incluyen:

• Número de factura (secuencial)
• Datos fiscales del emisor y receptor (NIF/CIF, dirección, etc.)
• Concepto detallado del servicio o producto
• Base imponible e IVA desglosado (o régimen de IVA aplicable)
• Fecha de emisión y vencimiento del pago
• Retención de IRPF (si corresponde)
• Forma de pago acordada

La factura representa una relación mercantil caracterizada por la independencia del prestador del servicio, ausencia de subordinación, y utilización de medios propios para realizar la actividad.

Diferencias clave entre nómina y factura

La distinción fundamental radica en la naturaleza de la relación. Mientras la nómina implica ajenidad (trabajar para otro) y dependencia (bajo las directrices del empleador), la facturación se basa en la independencia y autonomía en la organización del trabajo.

Como señalaba Ana Rodríguez, inspectora de Trabajo: «No es la forma del documento lo que determina la relación, sino la realidad subyacente. Puedes facturar y aun así estar en una relación laboral encubierta si se dan las notas de dependencia y ajenidad.»

Implicaciones fiscales y legales

Impacto fiscal para el trabajador/profesional

Cuando hablamos de fiscalidad, las diferencias son sustanciales y afectan directamente a tu bolsillo:

Con nómina:

• Tributas en el IRPF por rendimientos del trabajo
• Tienes una retención adaptada a tu situación personal y familiar
• No puedes deducir gastos relacionados con tu actividad (salvo excepciones)
• Tu empleador asume gran parte de la cotización social (aproximadamente el 30% adicional a tu salario bruto)

Con factura (como autónomo):

• Tributas en el IRPF por rendimientos de actividades económicas
• Puedes deducir gastos necesarios para tu actividad
• Debes liquidar el IVA trimestralmente (salvo excepciones)
• Asumes íntegramente tu cuota de autónomos (aunque existe tarifa plana inicial)
• Tienes obligaciones contables y registrales adicionales

Consecuencias legales de una clasificación incorrecta

Utilizar facturas cuando debería existir una relación laboral (falsos autónomos) puede desencadenar:

• Reclamaciones por parte de la Inspección de Trabajo
• Obligación de dar de alta en la Seguridad Social con carácter retroactivo
• Pago de cotizaciones no realizadas más recargo (hasta un 50%)
• Sanciones administrativas (hasta 10.000€ por trabajador)
• Posibles denuncias del trabajador reclamando derechos laborales

Como ocurrió con el caso de Glovo, donde el Tribunal Supremo determinó que sus repartidores eran realmente empleados y no autónomos, las consecuencias de una incorrecta clasificación pueden ser millonarias para las empresas.

¿Cuándo usar cada documento?

Situaciones que requieren nómina

Debes estar en régimen de nómina cuando:

• Trabajas en las instalaciones de la empresa utilizando sus medios
• Sigues un horario establecido por la empresa
• Recibes instrucciones directas sobre cómo realizar tu trabajo
• La empresa organiza tus vacaciones y permisos
• Tu trabajo está integrado en la estructura organizativa de la empresa
• La retribución es periódica y fija (o con variaciones preestablecidas)

Como explica Manuel Jiménez, abogado laboralista: «Si la empresa te dice cuándo, dónde y cómo trabajar, estamos ante indicios claros de laboralidad, independientemente del nombre que se le dé a la relación».

Escenarios apropiados para facturación

Es correcto facturar cuando:

• Ofreces tus servicios profesionales a múltiples clientes
• Dispones de tus propios medios para realizar el trabajo
• Organizas tu tiempo y metodología con libertad
• Asumes el riesgo empresarial de tu actividad
• Facturas por resultados o proyectos concretos
• No estás sujeto a exclusividad (salvo pactos puntuales)

Casos prácticos: Situaciones reales explicadas

Caso 1: El consultor informático multifacético

Carlos es desarrollador de software y trabaja con tres modalidades diferentes:

1. Con Empresa A: Acude a sus oficinas de lunes a viernes de 9:00 a 14:00, usa sus equipos y recibe instrucciones diarias de su jefe de proyecto. Veredicto: Debería tener nómina, aunque facture con tarifa reducida.
2. Con Empresa B: Desarrolla un módulo específico desde su casa, con entregas mensuales y reuniones de seguimiento. Cobra por hitos completados. Veredicto: Correctamente facturado como autónomo.
3. Con Empresa C: Presta soporte técnico bajo demanda, sin horario fijo pero con obligación de responder en 24h. Veredicto: Zona gris, pero probablemente mercantil si mantiene otros clientes.

Este caso muestra cómo un mismo profesional puede tener relaciones de distinta naturaleza según las condiciones específicas de cada colaboración.

Caso 2: La transformación de Laura, de empleada a proveedora

Laura trabajaba como diseñadora gráfica en una agencia con nómina. Tras la pandemia, propuso seguir colaborando como freelance para poder trabajar desde otra ciudad y gestionar su tiempo.

Para que esta transición fuera legalmente válida:

• Dejó de acudir diariamente a la oficina
• Comenzó a trabajar también para otros clientes (al menos un 30% de su facturación)
• Adquirió su propio equipo y software
• Pasó a cobrar por proyectos en vez de por horas
• Ya no participaba en las reuniones de equipo habituales

Esta transformación fue validada en una inspección posterior porque había cambiado realmente la naturaleza de la relación, no solo la forma de pago.

Errores comunes y cómo evitarlos

Errores frecuentes en la elección

1. El falso autónomo clásico

La situación más problemática es la del trabajador que emite facturas pero mantiene todas las características de un empleado: exclusividad, horario fijo, subordinación y uso de medios ajenos.

2. Nómina a tiempo parcial complementada con facturas

Algunas empresas contratan legalmente a tiempo parcial (ej. 20 horas) pero solicitan facturas por «servicios adicionales» para el resto del tiempo trabajado. Esto es una práctica fraudulenta cuando se trata del mismo tipo de trabajo.

3. «Obligar» al trabajador a hacerse autónomo

La elección entre ser empleado o autónomo no es una opción libre si las condiciones reales del trabajo apuntan a una relación laboral. Como señala el Tribunal Supremo: «los contratos son lo que son y no lo que las partes dicen que son».

Cómo tomar la decisión correcta

Si eres empresario y no tienes claro si debes contratar o externalizar, hazte estas preguntas:

• ¿Necesito dirigir y supervisar directamente el trabajo?
• ¿Requiero disponibilidad continua y presencia física?
• ¿Es una actividad central y permanente de mi negocio?
• ¿Proporcionaré todos los medios necesarios?

Si las respuestas son mayoritariamente «sí», probablemente estés ante una relación laboral que requiere contrato y nómina.

Si eres profesional y dudas sobre tu situación:

• ¿Puedes rechazar encargos sin consecuencias?
• ¿Organizas tu trabajo con autonomía?
• ¿Utilizas tus propios medios y asumes gastos?
• ¿Trabajas para varios clientes o podrías hacerlo?

Si respondes «no» a varias de estas preguntas, podrías estar ante un falso autónomo.

El futuro digital de estos documentos

La digitalización está transformando la gestión de nóminas y facturas, creando nuevas posibilidades pero también desafíos:

• Las nóminas digitales permiten acceso inmediato y archivo simplificado, reduciendo la burocracia en RRHH.
• La facturación electrónica será obligatoria para todas las operaciones empresariales en España en 2024, mejorando la trazabilidad fiscal.
• Los nuevos modelos de trabajo híbrido están difuminando las fronteras tradicionales entre trabajo por cuenta ajena y propia.

Según datos del Ministerio de Trabajo, el teletrabajo ha aumentado un 324% desde 2019, creando nuevos escenarios donde la distinción entre nómina y factura debe reinterpretarse. La clave está en analizar la autonomía real del trabajador, no solo su ubicación física.

Preguntas frecuentes

¿Puedo trabajar con nómina para una empresa y facturarle servicios adicionales diferentes?

Técnicamente es posible, pero es una situación que suele generar sospechas en inspecciones laborales. Para que sea válido, los servicios facturados deben ser claramente diferenciados de tu actividad como empleado, realizados fuera de tu horario laboral, con tus propios medios, y preferiblemente de naturaleza diferente a tu trabajo principal. Por ejemplo, un contable en nómina podría facturar servicios de formación externos, pero no trabajos contables adicionales.

¿Qué ocurre con los autónomos económicamente dependientes (TRADE)?

Los TRADE son una figura intermedia: autónomos que facturan pero obtienen al menos el 75% de sus ingresos de un solo cliente. Tienen algunas protecciones adicionales (como 18 días de descanso o indemnización por finalización de contrato) pero siguen siendo autónomos a efectos fiscales y de Seguridad Social. Deben registrar su contrato en el SEPE y cumplir requisitos específicos como no tener trabajadores a cargo y disponer de infraestructura propia.

¿Qué alternativas existen entre la nómina y la facturación como autónomo?

Existen varias opciones intermedias, como las cooperativas de trabajo asociado (donde eres socio-trabajador), las empresas de trabajo temporal para proyectos cortos, o las plataformas de «umbrella company» que te permiten facturar como profesional pero gestionan tus cotizaciones como si fueras empleado. Cada modelo tiene ventajas e inconvenientes específicos, y su idoneidad depende de tu situación particular y volumen de ingresos.

Tu estrategia financiera optimizada: Del papel a la acción

La elección entre nómina y factura va mucho más allá de un simple trámite administrativo—es una decisión estratégica que impacta tu seguridad financiera, protección social y carga fiscal.

Para tomar el control de tu situación, sigue esta hoja de ruta:

1. Analiza la verdadera naturaleza de tu relación profesional: independientemente del documento que uses, lo determinante es la realidad de cómo trabajas.
2. Cuantifica el impacto económico de ambas opciones en tu caso particular, considerando no solo el corto plazo, sino prestaciones futuras como jubilación o desempleo.
3. Formaliza correctamente la relación elegida, asegurando que todos los documentos reflejan la realidad (contratos, acuerdos de servicios, etc.).
4. Mantén evidencias de la naturaleza de tu relación, especialmente si trabajas como autónomo (clientes diversos, organización autónoma, medios propios).
5. Revisa periódicamente si tu situación ha cambiado y requiere modificaciones en tu régimen laboral o fiscal.

¿Has evaluado realmente si tu situación actual es la más beneficiosa para ti? La comodidad de mantener un modelo inadecuado puede parecer la opción fácil, pero las consecuencias a largo plazo pueden ser enormes.

En un contexto donde las formas de trabajo evolucionan constantemente, la flexibilidad y la seguridad no tienen por qué ser conceptos antagónicos. La clave está en elegir conscientemente el modelo que mejor se adapte a tu realidad profesional, cumpliendo con la normativa mientras optimizas tu situación fiscal y laboral.

Como reflexión final: recuerda que tanto empresas como profesionales comparten un interés común en establecer relaciones claras y adecuadamente documentadas. La transparencia no solo evita problemas legales, sino que construye relaciones profesionales más sólidas y duraderas.